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Digitalizadores: una forma rápida y eficiente de almacenamiento

Implementar un digitalizador puede ser la mejor manera de optimizar la productividad y presupuesto de una organización.
La digitalización de documentos es un proceso fundamental para optimizar los presupuestos y procesos dentro de una empresa, sus beneficios hacen de esta solución una increíble alternativa para las empresas de cualquier tamaño y de cualquier giro ¿por qué? Pues porque en toda célula laboral se guardan documentos de clientes que de forma tradicional se archivarían en cajones o espacios físicos diseñados para su almacenamiento y que los expone a que su perdurabilidad quede a merced de factores climáticos.
 
La digitalización de documentos no es exclusiva de hojas de papel con texto, también se debe hacer referencia a archivos como fotografías, música, mapas, videos, etc. El objetivo siempre será el mismo: convertir un origen no digital (analógico) a una representación binaria (digital) del origen.
 
Incluir un escáner profesional dentro de una empresa brindará beneficios como:
 
  • Facilita el acceso a los documentos: agiliza la búsqueda y consulta de la información
  • Preserva la memoria física del documento: Garantiza su conservación
  • Mejorar imágenes de documentos deteriorados: Las imágenes digitales no pierden nitidez ni se dañan con el paso del tiempo
  • Versatilidad: Las imágenes o información digital se pueden incorporar a cualquier documento electrónico; además se puede compartir instantáneamente a través de mail, redes sociales, etc.
  • Un mismo documento puede ser consultado de forma simultánea por varios usuarios a la vez.
  • Reducción del espacio físico que ocupa el almacenamiento de los archivos en papel
  • Ecología. Contribuye al medio ambiente pues ayuda a disminuir la contaminación ambiental generada por el papel.

¿Cuál es el mejor escáner para una empresa?

La oferta es amplia, y los fabricantes cada vez diseñan soluciones más veloces y con menor índice de consumo de recursos, por lo que al momento de seleccionar cuál será su herramienta de digitalización deberá considerar las marcas que poseen software de mejora de documentos.
 
Los resultados del escaneado están sujetos a la resolución máxima que soporta el aparato, si es capaz de digitalizar a la misma velocidad en blanco y negro, color y gris o si utiliza tecnología para mejorar la imagen. Por lo que solicitar apoyo de un profesional, es básico para obtener una solución que se ajuste a sus necesidades reales.
 
En México hay marcas con buenas propuestas de digitalizadores profesionales como:

Brother

Brother es una compañía Japonesa fundada en 1908, que cuenta con 19 plantas de producción y reciclaje y 40 compañías de ventas operando en 35 países y regiones alrededor del mundo y emplea a 23,000 personas.
 
Esta empresa tiene tres tipos de soluciones dependiendo del uso que le vayas a dar al digitalizador: móviles, de escritorio y multifuncionales con escáneres, estos últimos, quizá los de mayor versatilidad y funcionamiento para cubrir una amplia gama de necesidades.
 
Los Multifuncionales Brother pueden imprimir, copiar, escanear y faxear, todo en un equipo compacto, ayudando al usuario final a ahorrar espacio, tiempo y dinero. Además, a menudo ofrecen características de vanguardia tales como conectividad inalámbrica, funciones de seguridad y capacidad de expansión incorporada.
 
brother
 

Kodak Alaris

Creada en 2013, Kodak Alaris es una empresa de tecnología global e independiente con el objetivo de ayudar a las empresas y los consumidores a aprovechar al máximo el potencial de las imágenes y la información.
 
Los escáneres digitales y servicios de software inteligentes de última generación permiten que las empresas saquen el máximo partido del potencial de los datos y la información para que sus procesos sean mejores. Además ofrece soluciones en películas, papel fotográfico, kioscos de impresión y gama de aplicaciones para consumidores.
 
Manejan tres tipos de escáneres enfocadas a: Grupos de trabajo, Departamental y Producción (serie i5000) , estos últimos los mejores para trabajo dentro de una empresa, puesto que son Escáneres de producción de gran formato de escritorio o de estructura vertical, diseñados para entornos de digitalización de alto volumen con ciclos de funcionamiento diarios ilimitados.
 
Si su empresa aún no se ha decidido a digitalizar los documentos, a continuación le mostramos algunos beneficios que se obtienen con un proceso de digitalización de documentos.
escaner kodak alaris

Mejora del acceso

La principal ventaja de los documentos digitalizados frente a los formatos originales anteriores, es la facilidad y el aumento de accesos de los usuarios. Los documentos digitalizados pueden ser vistos por más gente, un mayor número de veces y con menos esfuerzo. Puesto que al hacer una copia de un documento para su distribución en línea, este documento pasa a estar disponible a personas de todo el mundo sin la limitación física que supone un documento original, de esta forma los usuarios ya no tienen que invertir tiempo y dinero en desplazamientos a las instalaciones para ver el documento.
La digitalización también mejora la calidad de ese acceso, puesto que permite realizar comparaciones entre documentos de diferentes orígenes directamente en el sistema de gestión documental.
 
El documento digitalizado también mejora el tamaño, nitidez y color de los documentos originales, de forma que los usuarios pueden descifrar detalles de los documentos que son muy difíciles de ver en un original.
 
El acceso también se mejora con la digitalización, porque a los usuarios se les ofrece una nueva funcionalidad de búsqueda y opciones de navegación que les permiten encontrar la información de los documentos con mayor rapidez y precisión.
 
Otro de los beneficios es la capacidad que tiene un sistema de gestión documental en compartir los documentos digitalizados, donde más de un usuario puede acceder a los mismos documentos e información simultáneamente, frente a los documentos originales que no ofrecen esta capacidad.
 
En el caso de archivos documentales existe una reducción del tiempo dedicado por el personal a ciertas tareas, como por ejemplo a la recuperación de archivos que piden los usuarios. Sin el archivo documental digitalizado el personal tiene que atender al usuario, buscar el documento que este le pide y entregarlo, posteriormente cuando el usuario finaliza su tarea el personal debe devolver el documento a su carpeta original. Con el archivo documental digitalizado el propio investigador accede a los documentos por medio de un sistema de gestión documental que muestra los archivos y documentos digitalizados.

Mejor conservación

La digitalización es beneficiosa también en otras áreas, una de ellas es la preservación de la información contenida dentro del material de archivo.
 
En muchos casos, el elemento original está en tal estado de deterioro que no es práctico mantenerlo para su archivo, y es complicado de dejar a los usuarios que trabajen con el documento por el riesgo que supone a nivel de conservación. En estos casos, la digitalización puede ser usada para crear copias de los originales que se pueden acceder por los usuarios, mientras que los originales permanecen intactos separados del público.

La disminución de los requisitos de espacio de almacenamiento

Otro de los beneficios en los que la digitalización ayuda a los archivos documentales, es a través de la reducción del espacio de almacenamiento necesario, especialmente cuando se trata de un gran número de elementos.
 
Como los documentos digitalizados no ocupan espacio al estar incluidos en el sistema de gestión documental, instalado dentro de un “disco duro”, un objetivo de los proyectos de digitalización puede ser la disminución en el tamaño físico de un archivo de documentos, esto es más evidente cuando dentro del proyecto de digitalización se ejecuta un servicio de destrucción de documentos en papel. Aún y así, aunque no destruya el papel, con la digitalización del archivo normalmente ya no será necesario acceder a los documentos originales, con ello se puede mover el archivo documental original a una ubicación diseñada casi exclusivamente para la conservación, seguramente con unos gastos de almacenamiento inferiores.
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