Digitalización, clave en la productividad

Digitalización
La captura de información es el primer paso ineludible en la transformación digital que viven las empresas e instituciones.

Las empresas que deciden transformar un documento físico en digital experimentan mejoras en búsquedas de datos al interior de la organización en hasta 35%, eliminando así barreras de productividad, errores y tiempos de ejecución de tareas diarias, según un estudio reciente de la firma de consultoría IDC.

En la actualidad, las organizaciones, tanto públicas como privadas, toman como prioridad número uno volverse digitales en un contexto tecnológico de cambio, aseguró Fernando Aldana, Director de Ventas México en Kodak Alaris.

A fin de evitar confusiones con otros términos en boga, el directivo acotó que es importante definir el concepto digitalizar, el cual debe entenderse como traducir información como textos, imágenes o sonidos a un formato que pueda ser de rápido acceso mediante una computadora. De esta forma se convierte información análoga en digital.

“El objetivo de la digitalización es mejorar el acceso a dichos datos, con la finalidad de realizar distintos tipos de estudios, análisis, toma de decisiones o acceder a ellos de manera inmediata. Es por esta razón que se vuelve una de las prioridades top en una organización que busca ser más ágil y dinámica”, aseguró Aldana.

De acuerdo con Marco Hernández, especialista en Marketing para Soluciones y Escáneres de Xerox México, «la digitalización permite a las empresas tener los documentos en forma digital para poder compartirlos, resguardar la información de posibles desastres naturales y capturar información esencial para hacer análisis del negocio, además de habilitarlos para la agilización de los flujos de trabajo, como parte de la transformación digital”.

Tanto en el front como el back office, los documentos son uno de los factores determinantes en la velocidad de los procesos de la organización, consideró Néstor Ortiz, Gerente de Marketing de Producto para América Latina de Lexmark, quien ejemplificó que una solicitud de crédito puede tomar días dependiendo de qué tan rápido los documentos (aplicación, requisitos, comprobante, etcétera) se demoren en viajar físicamente a través de los distintos actores involucrados en el proceso de validación y aprobación.

Sin embargo, la digitalización se ha convertido en una herramienta fundamental para incrementar la eficiencia en las organizaciones.

Aurelio Vergara, Especialista de Producto en Kodak Alaris México, insistió en que “la digitalización debe ser una actividad fundamental para cualquier compañía, ya que su ausencia en cualquier vertical de negocio, área, o departamento representa riesgos importantes para resguardo, seguridad, seguimiento y conservación de la información”.

Por Johana Álvarez

Este artículo salió publicado en la edición de octubre de 2019 del suplemento especializado Impresión, en la revista Boletín de la Computación :  Digitalización, clave en la productividad

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