5 maneras de hacer tus reuniones más productivas

Saque el mayor provecho de sus juntas, le será remunerable en tiempo, costos y optimización de procesos.
Ciudad de México. Aquellos que han echado un vistazo a sus calendarios últimamente, saben que las reuniones van a la alza. Tenemos reuniones para hacer planes, para colaborar y para comunicar – todas y cada una de ellas va tomando relevancia a medida que las compañías trabajan via satélite y permiten a sus empleados trabajar desde casa.

Aun así, muchos empleados tienen quejas sobre pérdida de tiempo valioso y energía en esas reuniones. Y la cantidad de tiempo desperdiciado va en aumento. De acuerdo con un estudio de OVUM y join.me por LogMeIn, los ejecutivos senior pierden un promedio de 5 días enteros y 19 horas cada año por reuniones que empiezan tarde. En la medida que las compañías tratan de ser más atractivas y productivas, la forma en que dirigen sus reuniones necesitan ser ejemplares. Necesitan adaptarse a una más joven y colaborativa fuerza de trabajo acostumbrada a reuniones virtuales y a la medida.

Aquí join.me presenta cinco maneras de hacer más productiva una reunión y acortar todo ese tiempo perdido.

1. Deja el proceso y concéntrate en los resultados
No existe una razón para que todas las reuniones deban estructurarse siempre de la misma manera, especialmente si son reuniones improvisadas. De la misma forma, hacer una reunión de 60 minutos no significa ocupar la hora entera. En lugar de estar llevando la reunión en el orden establecido de las cosas, concéntrate en lo que quieres lograr y ajusta los tiempos de reunión acorde a esos logros. Si hay algún punto clave que necesite ser discutido, lidia con él y deja otros temas de la agenda s para ser resueltos más adelante.

2. Arregla los problemas técnicos.
¿En cuántas ocasiones has tenido dificultades para realizar a una reunión por marcar mal el número telefónico? De acuerdo con el estudio, hay cinco grandes razones para qué las reuniones sean retrasadas. Dificultades técnicas con software, información incorrecta de la conferencia, actualizaciones necesarias del software, no saber quiénes estarán durante la reunión, y números incorrectos o complicados para llamar que en conjunto pueden generar muchas frustraciones y jugueteo nervioso con las manos.

Las compañías pueden eliminar esos dolores de cabeza con herramientas de optimización como join.me, que proporciona reuniones en tiempo real e intuitivas, integradas con audio, interacción en video, sin descargas extras requeridas.

3. Mantenlas cortas y flexibles
Cuando estas organizando una reunión, resulta tentador el incluir a todos los que, en alguna ocasión estuvieron involucrados con el proyecto. Pero cuando la lista de involucrados sigue creciendo y resulta mucha gente involucrada, puede llegar a ser difícil el llegar a una decisión pronta. Muchas compañías están mudando sus dinámicas de reuniones largas y formales a favor de reuniones cortas, relajadas y discutiendo metas específicas. Limitar el número de personas requeridas para dar más flexibilidad en la calendarización, hace la conversación más efectiva.

4. Hazlo divertido
Una tediosa plática o una extensa presentación de Power Point puede convertir en papilla el cerebro de todos, entonces eleva la moral siendo creativo en tus reuniones. Se más ligero y con humor contando alguna broma o mostrando imágenes interesantes para hacer la introducción al siguiente tema. Puedes incluso hablar con las personas que usualmente están tranquilas y quietas para mantenerlas alertas o atentas. Dale a tus empleados razones para estar alerta y aportar en las reuniones.

5. Rompe los grupos
La colaboración es la razón de ser de cualquier reunión pero es difícil intercambiar ideas con alguien a quien recientemente conoces. Intercale los asientos y motive a todos a interactuar con nuevas personas durante y después de la reunión.

Gustavo Boyde es Regional Marketing Manager de Log Me In para Latinoamérica. Para más información: http://www.businessinsider.com/sc/make-meetings-productive-2014-9#ixzz3OruwfB8H
Visto 1128 veces Modificado por última vez en Miércoles, 18 Febrero 2015 12:35
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