Monitoreo de impresión: un negocio redituable

¿Cuáles debería de ser esas estrategias que logren mantener el uso óptimo de los consumibles? De acuerdo con la industria debe ser capaz de rastrear actividades, asignar costos límite, fijar un presupuesto en la práctica y establecer puntos de seguridad para la información.

dministrar y controlar los recursos de la empresa de su cliente de una forma que no impida las funciones diarias de las personas es un equilibrio que cada vez cuesta menos trabajo de mantener y sobre todo proponer. Pareciera mentira que un simple reporte de cuántas hojas se han impreso pueda impactar en la toma de decisiones y con ello reducir costos. Lo más importante de estos esquemas de monitoreo, tiempos de ejecución.

Xerox llevó a cabo una investigación de campo y consultó a un grupo de gerentes de TI, gerentes de empresas y teletrabajadores móviles, el 70% expresó que la optimización del flujo de documentos les ayudaría a responder con más rapidez a las necesidades del mercado, y el 62% afirmó que esto mejoraría los ingresos en general; esto desprendió que la productividad mejorada de los empleados tiene consecuencias estratégicas en la generación de ganancias. En otras palabras, al dejar de usar tiempo requerido para operar los flujos de trabajo, la fuerza laboral se enfoca en obtener resultados tangibles para el negocio.

Cómo opera un monitoreo

Las respuestas dependiendo del fabricante particular son diferenciadas en su ejecución. Para proponer un ejemplo Xerox indicó que se tratan de dos pilares fundamentales en las cuales circula el resto de las herramientas. Una enfocada en saber qué sucede con los equipos y otra especializada en los consumos que genera.

Para la primera parte, toma consideración de una serie de políticas que el integrador puede configurar para que el usuario esté enterado que una impresión es o no autorizada. El propósito es que los resultados finales sean adecuados al perfil en turno dentro de la organización. Lo que la firma considera crucial es su labor de consultor para que dichas políticas se alineen a necesidades útiles. Aunque es posible configurar que en una sola hoja se imprima el contenido de 10, la legibilidad daría mucho que desear, entorpeciendo las actividades. Pero una impresión a doble cara por defecto bien podría sentar a su cliente.

Por ello el software de monitoreo habla de un modelo que elimine las malas prácticas de uso, pero aliente las condiciones de trabajo – una perspectiva muy distinta a la “restricción” de funciones. De hecho, la solución permite caminar más prontamente hacia la tendencia Paperless al crear un flujo de trabajo automatizado. Una serie de documentos digitalizados pueden crear un expediente médico. Con forme nuevos estudios y diagnósticos del médico encargado adhieran mayor información, ésta puede ser consultada o reenviada a otro especialista para que en lugar de tener una enorme fila de carpetas, tenga los datos para consulta y se enfoque en atender al paciente en lugar de descifrar primero cómo se construyó ese expediente impreso. Ahora imagine lo mismo en el sector administrativo y más aún en el gubernamental donde puede configurar flujos de trabajo, hacia dónde debe ir la información en el siguiente peldaño, quien autoriza o rechaza un archivo, más un largo y personalizable etcétera que termine por agilizar los trámites y el tiempo de atención.

Dichas acciones en conjunto evitan que el departamento de TI se vuelva un re-surtidor de consumibles, direcciona los recursos hacia la productividad y se especializa en que la merma sea mínima. Sume entonces la segunda fase que tiene que ver con los consumibles. Al respecto, Xerox indicó que cuenta con la tecnología de Cisco EnergyWise, una combinación de características que permiten reducir el consumo energético del equipo o red de equipos. Desde la configuración de apagado automático si el equipo se encuentra libre de cola de impresión por más de 10 minutos, hasta evitar que se use en fines de semana.

De hecho, es posible configurar un lector de tarjetas como si se trata de un control de acceso; sólo que en esta ocasión, la función es permitir o negar que salga una impresión. El resultado termina en dos vertientes: seguridad de los datos, pues sólo el dueño de la información obtiene la hoja impresa; el otro es evitar los “deslices de dedo”, aquellos que accidentalmente mandan una hoja a la cola de trabajo cuando el usuario en realidad necesitaba otro documento. Como ha adivinado se reduce el tóner utilizado, las hojas desperdiciadas y más importante aún, la diseminación no autorizada de un documento crítico.

Una PyME mejor atendida

Pero las redes extensas de trabajo no son el único tipo de cliente que existe. Brother indicó que tienen opciones para todo tamaño de empresa, sin desatender este importante nicho que es la PyME.

El objetivo principal de este esquema es optimizar el uso de los dispositivos de impresión a través de varias acciones, como el monitoreo de toda la actividad de impresión por equipo, usuario, computadora y grupo de impresión, seguimiento de cada dispositivo para prevenir y/o resolver problemas de manera rápida y eficiente, asignación de perfiles de usuario personalizados (contemplando cuotas de impresión, funciones permitidas o restringidas), notificación instantánea de errores de impresión a través de correo electrónico, alertas de consumibles e informes de estado en tiempo real. Es decir, saber en el momento qué sucede con el equipo para tomar una acción – ya sea por parte del integrador o bien, del cliente.

La solución permite tener un reporte muy puntual sobre las actividades del equipo e inclusive realizar un monitoreo vía Web. Esto resulta vital para el canal que ahora puede tomar decisiones adelantadas tan sólo analizando el comportamiento de cada perfil de empresa y como los adivinos místicos, saber en qué días se debe hacer un mantenimiento, resurtir consumibles o advertir de una práctica que no genere valor para el negocio – y entonces crear una política al respecto.

La ventaja es que puede consultar estos datos desde cualquier navegador Web, configurar alertas que lleguen a un correo electrónico, no es necesario instalar el equipo multifunción en cada una de las PC, el centro de monitoreo permite visualizar toda la red en un mismo punto, puede ejecutar tareas de actualización de firmware de forma remota y establecer hasta 25 distintos perfiles de uso. Si consideramos que cada perfil puede significar un área de la empresa, la holgura de trabajo es bastante amplia.

El monitoreo en ambas opciones a distancia y cada vez más compatible con tabletas y teléfonos móviles no sólo es una realidad, sino que permiten al integrador que domine esta temática ser más cercano a su cliente y diferenciar su trabajo porque no sólo reconoce la operación de su cliente, sino que puede ser un consultor que basado en datos duros emita una recomendación que mejore esos activos ya instalados. Ahí es donde la industria coincide al indicar que los márgenes son superiores a tan sólo emitir una venta aislada y mejor aún, permiten su recurrencia.

 

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